Task switching, part One

Task switch är ett populärt begrepp som ofta används i olika sammanhang när man diskutera systemutveckling. Hur det ska undvikas, vilka problem som kan uppstå på grund av task switch mm. Att leverera något som är färdigt, vad det nu innebär med färdigt, är att föredra än att leverera 10 ofärdiga uppgifter. Detta kan bland annat uppnås genom att fokusera på rätt saker och framförallt fokusera på en sak i taget. Ni känner säkert igen mantrat från agil systemutveckling.

Många bollar i luften

Att ha för många saker på gång samtidigt är ett vanligt problem och kan snabbt leda till lägre kvalitet, högre stressnivå, frustration att inte hinna klart i tid och mycket mer. Det är självklart inget att sträva efter och ska inte ses som någon positiv egenskap, utan en positiv egenskap är snarare förmågan att kunna ha en boll i luften åt gången. Det är naturligtvis bra att gå till roten av problemet och minimera task switching i arbetsprocessen och för det finns det olika tekniker, en av dessa är metoden Kanban och dess WIP (work in progress). Jag anser att eliminera task switching inte går att uppnå (lite som noll tolerans i trafiken)  och jag tror inte att det är något att sträva efter, jag kommer utveckla mina idéer om det i Part Two av detta inlägg

Vad är task switching?

Kort sagt handlar task switch om att man byter fokus och uppgifter istället för att göra klart och avsluta en aktivitet i taget, vilket är väldigt vanligt i IT projekt. Istället för att fokusera på en uppgift ramlar det in supportärenden, nya möten, mail som måste besvaras och frågor som ska lösas. Detta gör att det kan vara svårt att arbeta ostört och få en möjlighet att avsluta påbörjade uppgifter och kreativiteten sjunker, se Kreativitet mellan 8-17

Multitasking är en myt och det ska inte uppmuntras

Okay det var kanske ett starkt påstående att säga att det är en myt, men faktum är forskarfältet är inne på att multitasking inte finns utan att det snarare är task switching. Jag kommer förklara närmare vad jag menar med det hela.

Däremot så ska beteendet inte uppmuntras. Att arbeta med flera saker samtidigt leder oftast till sämre resultat och kan istället ta längre tid att färdigställa än om fokus är på en  sak i taget. Hjärnan klarar inte av att hantera och bearbeta den enorma mäng information som samlas in via alla sinnen utan försöker istället fokuserar på en sak i taget.

Att köra bil och prata i telefon samtidigt visar vid tester motsvara en bilförare som kör rattfull. Detta är dock beroende på hur hög den kognitiva belastning är. Om du pratar i telefon och endast säger att du är på väg hem är påverkan inte lika stor som om du skulle sitta i telefon och räkna ut deklarationen.

Avancerade uppgifter, desto större risk

Det vill säga, ju mer utmanande en uppgift är desto svårare är det för hjärnan att hantera informationsflödet och risken för att fel ska uppstå ökar dramatiskt. En del saker är helt enkelt svårare att bearbeta så undvik i så stor utsträckning att arbeta med för många saker samtidigt, framför allt om de är avancerade. Vad är då avancerade uppgifter? ja du det beror på en rad faktorer som erfarenhet, individ, stresstålighet, uthållighet, rutiner mm. Inom systemutveckling är det ofta avancerade och utmanande uppgifter där det finns många parametrar att tänka på,  därför är det extra viktigt att fokusera på “rätt” saker åt gången.

Enklare uppgifter som inte kräver samma arbetsbelastning påverkar självklart inte slutresultatet i samma utsträckning. Samtidigt kan en individ lära sig nya saker så att de går på rutin och inte kräver samma kognitiva belastning. Det kan vara att föredra men då uppstår andra problem, som jag kommer belysa i Part Two.

Hjärnan har en backlog,

Hjärnan har en egen backlog i huvudet. Hjärnan bearbetar uppgifter sekventiellt och inte parallellt, visst det finns en del saker som den klarar av att göra samtidigt, men inte mer avancerade uppgifter. När du skiftar fokus och påbörjar en annan uppgift ”pausar” hjärnan och sparar information i korttidsminnet som sedan måste anropas igen nästa gång du fortsätter med uppgiften. Detta tar tid och växlar du allt för ofta ökar riskerna för fel dramatiskt, du blir trött och tappar till slut fokus.

Mulittasking, hjärnan och iphone

I iphone har vi en fake multitasking, iphone sparar ner olika tillstånd av apparna så när du byter till den appen så kan du fortsätta där du var senaste (ja det finns undantag). När du byter mellan appar så tar det tid och kräver processorkraft på liknande sätt fungerar det när du byter mellan uppgifter allt för ofta, hjärnan måste hämta upp information från var du var senast och detta tar tid.

I nästa del tänkte jag gå igenom vilka risker och fallgropar som finns med för bra fokus på en sak i taget.

Under tiden skickar jag med en bra länk för att ni ska kunna läsa lite mer om hur hjärnan fungerar.

Brainrules